03. Jun. 2020
Sven Kolb
4 min Lesezeit

USU World 2020: Von der offline Konferenz zum Digital Online Summit

USU World goes digital: In nur wenigen Wochen wurde die ursprünglich analoge Fachkonferenz in Form eines virtuellen Konferenzraums aufgesetzt. 100 % digital. Wir geben einen Blick hinter die Kulissen und zeigen, worauf es bei einem solchen Switch ankommt.

Rückblick USU World goes digitalEigentlich hätte die USU World 2020 bereits im April stattgefunden. Im Vienna House Andels in Berlin mit 600 internationalen Teilnehmern aus über 220 Unternehmen. Eigentlich stand die Agenda bereits: 70 interessante Experten- und Kunden-Vorträge, Anwenderforen & Diskussionsrunden zu den Themen der USU-Gruppe und deren Kunden. Viel Zeit & Raum für persönliches Networking und Spaß bei außergewöhnlichen Abend-Events. Eigentlich…

Und dann kam Corona und damit die Absage der Fachkonferenz im gewohnten Format. So wie uns ging und geht es aktuell vielen Unternehmen. Vor Ort-Konferenzen, Messen und Fachvorträge dürfen nicht wie gewohnt stattfinden. Aus diesem Grund wollen wir einen Blick hinter die Kulissen geben. Wie kann in kürzester Zeit eine offline Veranstaltung erfolgreich in ein Onlineformat umgewandelt werden? Welche Möglichkeiten gibt es, dass der persönliche Austausch dennoch stattfindet?

Kompletter Ausfall oder verschieben?

Zunächst war da die Ohnmacht: Fast ein Jahr Vorbereitungszeit, etliche interne Meetings, Absprachen und Buchungen von Locations und Caterern, die Suche nach Speakern und das stundenlange Finalisieren der Agenda. Darüber hinaus die Erstellung von Ablaufplänen und Raumzuordnungen, das Aufsetzen der Webseite, eine Social-Media-Kampagne – und noch viel mehr. Bereits über 350 verkaufte Tickets, gebuchte Hotelzimmer und Flüge für interne wie externe Teilnehmer. Vielen ist dieser interne Aufwand einer Veranstaltung nicht bewusst. Denn während der Veranstaltung läuft alles reibungslos und scheinbar einfach. Vortragsreihen sind perfekt aufeinander abgestimmt. Ein Programmpunkt folgt dem nächsten und Die Gewinner des Knowledge Award auf der USU World 2019alle freuen sich über die tolle Austauschmöglichkeiten zwischen USU-Mitarbeitern und anderen Teilnehmer. Begeisterte Gesichter, wie aus dem Bild von der USU World 2019 sind keine Seltenheit. Doch nach der USU World ist für uns immer auch direkt vor der USU World. Denn ein Jahr Aufwand steckt hinter diesem Event - und das alles sollte 2020 für nichts sein? Jein, denn auch wenn das ursprüngliche Format wegfällt, bleiben die Themen und Inhalte, die Motivation der Speaker und Teilnehmer, die Kompetenz im eigenen Haus und der Partner.

Viele Möglichkeiten wurden diskutiert, auch die, das Event später ins Jahr zu schieben. Doch wer kann im Moment bereits absehen, wann sich die Situation deutlich verbessert? Und sind die Locations dann überhaupt noch frei? Somit wuchs die Idee, die Veranstaltung an einem Ausweichdatum virtuell ablaufen zu lassen.

Challenge accepted: In wenigen Wochen von offline zu online

Da viele Facetten des ursprünglichen Konzepts nicht in die neue Variante transferiert werden können, war unser Startpunkt quasi bei Null. In nur wenigen Wochen galt es, ein neues digitales Konzept zu entwickeln und umzusetzen, ein interessantes Programm mit Mehrwert – auch im digitalen Format – auf die Beine zu stellen und die Teilnehmer zum Mitmachen zu motivieren – ohne das Atmen zu vergessen.

Dank Teamwork vom Offline Event zum Online EventAmbitioniert, sicherlich und vielleicht auch ein bisschen verrückt, vor allem mit den Corona-bedingten Einschränkungen und technischen Herausforderungen im Homeoffice. Mal eben über den Schreibtisch rufen oder in das andere Büro gehen, z.B. zur Abstimmung von Inhalten und Koordination von Terminen war ja nicht möglich.

Viele Speaker unseres ursprünglich geplanten Programms waren zum Glück auch in der Digital-Variante dabei, und neue Referenten haben sich zur Aufnahme ihrer Vorträge in Deutsch und Englisch oder zur Teilnahme an den Live-Diskussionsrunden vor die Kamera gewagt. Die Themen rund um die digitale Transformation sind vielfältig, mal groß-denkend, mal praxisorientiert, mal aktuell, mal mit Corona-Bezug und mal ohne: Welche Tools helfen bei der Automatisierung des Kundenservice? Wie gestalten Unternehmen einen modernen Digital Workplace? In welchen Bereichen können Bots sinnvoll unterstützen?

Wichtige Learnings dabei waren:

  • Online ist eben doch ganz anders. Man darf nicht zu sehr an den geplanten Formaten vor Ort festhalten, sondern muss sich ganz auf die neuen Möglichkeiten einlassen. Das Digitale Format sollte als Chance begriffen werden, nicht als abgespeckte Form des Live-Events. Denn es bietet auch gute, neue Möglichkeiten, z.B. um neue Ziel- und Interessensgruppen zu erschließen.
  • Teamwork übersteht alles. Ein solches Event wäre niemals möglich gewesen, hätten im Hintergrund nicht verschiedene Teams reibungslos zusammengearbeitet und sich unterstützt.
  • Von anderen lernen – zahlreiche offline Veranstaltungen finden aktuell online statt. Es ist absolut sinnvoll zu schauen was andere Unternehmen gut oder auch nicht so gut machen und daraus zu lernen.
  • Tipps für erfolgreiche online EventsVor einer Kamera zu sprechen ist anders als live vor 100 Zuhörern – der beste Redner vor Publikum kann ins Stocken geraten, wenn plötzlich eine Kamera auf ihn gerichtet wird. Wichtig ist Zeit zum Üben einzuplanen und den Vortragenden eine Person als Anker zu geben, mit denen sie direkt interagieren können, um die Kamera auszublenden.
  • Interaktion mit dem Publikum ist möglich, muss aber anderweitig als gewohnt erfolgen: Live-Umfragen sind ein gutes Mittel zur Partizipation. Wer Live-Q&As oder Diskussionsrunden mit direkter Zuschaltung vom Publikum (mit Kamera/Ton) plant, sollte auf jeden Fall einen erfahrenen Moderator einsetzen, der Zuschauer motiviert und für Struktur in der Diskussion sorgt. Denn das Publikum zu leiten fällt oft schwerer, wenn man es nicht sieht. Helfen kann hier auch eine Art Netiquette, die die wichtigsten Regeln für das Event zusammenfasst (auch mit Blick auf die Zuschauerbeteiligung).
  • Zuschauerbeteiligung ist bei Remote-Events oft (noch) schwerer zu erreichen als bei einer Vor-Ort Veranstaltung. Daher eignen sich hier gut niederschwellige Beteiligungsformate wie Chats oder Live-Umfragen, um einen Zugang zum Publikum herzustellen. Als Einstieg funktionieren allgemeine Fragen gut (z.B. von wo aus haben Sie sich zugeschaltet?), um eine erste Verbindung herzustellen. Das hilft auch den Referenten ein Gefühl für die Zuschauer zu bekommen und sie haben nicht das Gefühl in eine „Black Box“ hineinzusprechen.

Jetzt eine Woche nach der USU World können wir sagen: Wir haben es geschafft - ein tolles Team aus USU-Kollegen, Kunden und Partnern hat es möglich gemacht.  Am 25. Mai, um 10.00 Uhr ging unsere erste digitale USU World online mit über 60 aufgenommen Vorträgen, täglichen Live-Streams und vielen interaktiven Elementen wie Chatfunktion und Match-Making, auch zum Austausch und Networking der Teilnehmer untereinander.

Und der Aufwand hat sich gelohnt: über 800 Anmeldungen und knapp 700 registrierte Besucher haben sich bisher die Vorträge angesehen, die Live-Sessions verfolgt, aktiv mit unseren Experten und anderen Kunden diskutiert sowie gute Bewertungen und anregendes Feedback abgegeben. 

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